当社では、毎朝始業と同時に各部門長を集めたプロジェクト会議が行なわれます。
私が議長をつとめるこの会議には、新製品の開発状況やキャンペーン企画、セールスチームの売上報告からカスタマサポートに寄せられたお客様からのご意見ご要望まで、ありとあらゆる社内の情報が持ち寄られ、それをもとに各チームリーダーが分刻みでプレゼンを行なっていきます。

この会議では、アビーならではのルールがあります。
それは「会議のための資料作成に時間をかけないこと。」
資料作成に時間を取られてプロジェクトの進行やルーティンワークが遅れるようでは、何のための会議かわかりませんし、まして会議は資料配布のための場ではありません。資料を配布するだけならEメールでもできます。
そのため、この会議に持ち寄られえる資料はすべて手書きの資料となり、そこで活躍するのが書画カメラ付きプロジェクタと100インチにもなる巨大スクリーンというわけです。





このスクリーンに映し出された情報とプレゼンの内容は会議終了後、各部門に持ち帰られ、その日の業務に反映されるという仕組みです。

議題が20～30にもおよぶ日は、1時間以上の時間を費やすこともあるこの会議ですが、各部門で進められているプロジェクトの情報共有レベルが格段にアップしたことで部門間で行なわれる余分な会議もずいぶんと減りました。

毎日多くの会議が実施されている企業、社内の情報共有に苦労されている企業の方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。